買方和賣方的合同管理流程

供方選擇是接受標書或建議書，以及確定供應商選擇標準的流程。

建議書的交付

1. 建議書是提交給買方的。

2. 內部買家可以遵循特殊流程。

3. 收到建議書后，某些外部買家可能不允許口頭的交流
□ 確保對所有投標人公平
□ 可以讓買方員工，不間斷地進行審查

4. 賣方可能沒有機會解釋建議書中為什么或者哪些地方和買方的請求建議書RFP不同
□ 提交的建議書盡可能完整
□ 建議書必須要反映出完善的狀態

5. 賣方現在開始進行談判準備。

6. 通常在審查建議書時，買方會提出一些問題：實情調查。

7. 項目經理越過某些代理人，在復雜的局面中，需要做到：
□ 用簡潔的方法做出答復
□ 不斷地對約束三要素和整個建議書的關系進行衡量答復

8. 如果對于一個問題已經給出答復，那將很難被收回。

9. 基于WBS框定的建議書，必須是所有討論點和決定的基準。

10. 必須要提出約束三要素之間的關聯。

簽約準備

1. 在買方評估完成之前，選擇出可能勝出的建議書
□ 類似做一個簡短的列表

2. 賣方現在已經完成了談判的準備。

3. 遞交的建議書，必須讓所有團隊成員徹底地理解。

4. 如果情況允許，可以了解買方的談判團隊
□ 誰是主管或老板
□ 他或她有什么背景
□ 其他成員有什么背景
□ 每個成員在買方組織中的職務是什么
□ 每個成員是否都有各自的議題

5. 在進入和買方的談判之前，需要意識到：
□ 需要更進一步發展或者新建立的客戶關系是處境危險的
□ 相當數量的錢，將會獲得或失去
□ 公司的聲譽必須要維護

6. 賣方的分包供應商，必須要經常性地進行審查。

7. 在談到進度計劃時，賣方可能被要求立即開工
□ 必須要有授權書來保障賣方的利益
□ 快速談判一份最終合同
□ 分包給分包商

8. 要認識到客戶的同意書是公司最有利的法律保護。

9. 賣方必須要有授權書，來保障自己的利益。

10. 合同協議CA的條款條件T&C的變更或修改應該要謹慎。

11. 和法律代表進行廣泛的交換意見。

12. 只有不違背法律的前提下，才考慮其他自定義的方式。

評估供應商建議書

□ 客觀
□ 公平
□ 保密處理

注：我們希望客戶能同樣做到。

供應商的選擇

要依據RFP的評價標準進行。

投標方要做到

1. 是否符合RFP內容
□ RFP的格式
□ 管理
□ 技術
□ 成本

2. 是否展示了你的理解
□ 執行概要
□ 復述工作說明書

3. 條款和條件的同意或拒絕。

建議書的主要條款

1. 技術
□ 滿足RFP中的要求
□ 項目開展和生產中，風險的定義和緩減
□ 對要求進行分析理解的證據
□ 替代方案：如果適用

2. 管理
□ 組織：結構、流程、人員和技能的提名、第三方供應商
□ 方式方法：審查和審計，合格性檢驗，可靠性、有效性、可用性，品質保證，進度和成本案例

3. 成功案例。

簽署階段調查在多個時間點進行

在簽約階段調查要多次，多個時間點進行。

1. 闡明建議書。

2. 證實執行能力和可執行狀態。

3. 制定談判目標。

談判目標

1. 要維護公司的利益、財產、聲譽。

2. 力求為公司和客戶爭取最有利的結果。

3. 將公司的風險最低化。

4. 要有選項：有、全部、沒有。

注：最完美的結果是雙贏。

其他建議書準備活動

1. 財務談判的內部批準流程，應該確保至少三個要點被審查和批準
□ 根據進度和交付物判定最少可接受的報價
□ 報價的目標
□ 最多或者有冗余的報價

2. 在談判中，團隊需要使用最少、目標、最多作為參與點
□ 尋求多種可能性
□ 尋求談判妥協條件

3. 內部審批流程也應該證實建議書的格式是清晰、簡潔的結構，例如：
□ 這是個好的建議書嗎
□ 是否和需求內容匹配
□ 將如何在買方的店里出售
□ 有沒有技術實現可能性
□ 是否涵蓋了QA和法律問題

談判流程

1. 組建的談判小組要包括
□ 擁有豐富的項目經驗，并理解項目目標的成員
□ 擁有采購或合同管理團隊的成員：如果可行的話
□ 談判專家

2. 計劃或準備
合理的計劃是成功談判的基礎。
□ 建立目標、范圍、容易達成的談判點
□ 分析供應商的目標
□ 計劃雙贏的結果
□ 確定買方或賣方的目標是否一致
□ 確定時間和場所

3. 談判實施
執行計劃保證談判順利進行。
□ 遵循談判計劃

4. 談判記錄和后續活動
□ 記錄達成的協議
□ 列出后續活動清單

5. 簽署有前提條件的合同：當你公司是買方時。

6. 簽署合同
□ 談判成功后，簽署合同并準備合同實施

談判角色和責任

通常責任人，項目經理和合同經理是同一個人，也可能包括采購。

談判戰略和技巧

1. 控制談判在最有利的環境中。

2. 使用合適的協議模板作為基礎。

3. 確定目標和處理范圍底限。

4. 處理問題立場堅定，待人隨和

5. 了解大局，做出一些讓步，并從其他方面得到補償。

6. 給他人留有余地。

7. 不要低估公司的價值。

8. 要有準備中止談判的準備。

9. 先聽后說。

10. 積極提問。

11. 多使用：我不明白。

12. 不要主動提供信息或回答沒有被提及的問題。

13. 使用有效的沉默。

14. 保持冷靜和幽默的談吐。

15. 取得有價值的協議。

16. 記錄談判結果。

談判實施

掌握談判主動權：黃金法則。

1. 必須有談判者
□ 可能不是項目中的成員
□ 要有一定的決定權
□ 要確定對方的談判人有決定權
□ 是談判過程中唯一的發言人，小組成員只有在被提問時才能發言

2. 談判者要主導所有討論議題
□ 技術
□ 管理
□ 條約條款
□ 成本或價格

3. 談判者和整個小組要準備
□ 小組會議不要在談判場所進行
□ 不要輕易做決定

4. 記錄談判結果。

談判過程中典型的討論事項

理解交易的內容：談判是利益，不是立場。

1. 技術
□ 要執行的任務
□ 交付件
□ 完成或驗收標準
□ 評估
□ 交付日期
□ 風險和意外可能性
□ 品質標準
□ 買方責任或提供的援助

2. 管理
□ 關鍵成員
□ 檢驗和審查
□ 狀態報告
□ 變更管理
□ 授權書

3. 條款和條件
□ 所有權或資料權限 *
□ 責任
□ 維保
□ 賠償 *
□ 保險
□ 違約責任
□ 中止條件

4. 成本或價格
□ 合同類型
□ 報價基礎：WBS、可選項、變更等
□ 價格
□ 付款選項
□ 激勵措施

注：* 通常是不可談的事項。

簽署合同

1. 和供應商完成成功的談判后，如果可能，簽署有前提條件的合同。

2. 如果需要的話，從客戶或項目發起人獲得協議書。

3. 和供應商簽署合同。

4. 通知競標出局者。

5. 準備履行合同。

作者：秦羽｜公眾號：秦羽思維，企業高管及創業者，資深管理教練。聚焦互聯網、電商和新商業，洞察一切商業本質。歡迎大家關注、點贊、轉發、評論！