江西
做好消防技術服務機構檔案建設與規范管理，是落實法規要求、壓實執業責任、規范服務流程的重要抓手；通過完整留存服務痕跡、完善簽字蓋章、規范檔案保管，既能確保服務真實可追溯、滿足監管檢查，也能在火災事故倒查、責任認定時清晰界定機構履職情況，成為保護機構與從業人員、規避不當追責的關鍵依據。
此外，規范的檔案管理，對推動機構提升服務質量、樹立行業信用，實現合規經營與風險防控的雙重保障。
現實中，該如何建立健全消防技術服務機構檔案呢？從消防技術服務機構自身需求考慮，結合《社會消防技術服務管理規定》（應急管理部令第7號）及其近期公告的征求意見稿，簡要歸納一下：
一、通用檔案建設
檔案規范存放，可追溯、便于檢查。按單個項目建檔，一案一檔，記錄真實、完整，包含文字、圖像、現場影像資料。對于結論報告，簽字蓋章齊全，技術負責人、項目負責人、消防設施操作員簽名，以及注冊消防工程師，機構蓋章確認。
二、消防設施維護保養檢測項目歸檔表
序號
歸檔材料名稱
管理要求
1
維護保養檢測合同
書面合同，明確項目負責人
2
消防設施基本信息表
系統、點位、設備信息完整
3
維護保養檢測工作計劃
作業流程、周期、人員安排
4
現場照片及視頻資料
功能性檢查、現場作業留痕
5
維護保養檢測原始記錄
測試數據、缺陷記錄完整
6
維護保養檢測報告
結論文件，簽字蓋章齊全
三、消防安全評估項目歸檔表
序號
歸檔材料名稱
管理要求
1
消防安全評估合同
書面合同，明確項目負責人
2
消防安全評估記錄表
現場檢查、隱患、數據記錄
3
消防安全評估報告
結論文件，簽字蓋章齊全
4
評估意見表
整改建議、委托方確認
四、簽字、蓋章完整
技術負責人由一級注冊消防工程師當人，與注冊消防工程師擔任的項目負責人一樣，在結論報告簽字、蓋章欄逐一簽名，并加蓋執業印章。而與此前不同的是，消防設施操作員也應在項目結論報告中，對自己的執業過程簽名確認。
在檔案中，消防技術服務機構是從業資格、責任主體，涉及出具的結論性文件，常見檢測維保報告，消防安全評估報告等，需加蓋公章確認。
五、現場執業與歸檔禁止行為
出具虛假 、失實文件，代簽報告，轉包、分包項目，不到場開展活動等，禁止行為謹慎對待。全過程從業，檔案是最直接的載體，從業人員執業檔案不應有涂改、損毀、缺失等現象發生。同時，服務對象若發生火災，復合火災延伸調查的情形，還需主動接受火災事故倒查。檔案中，項目負責人、消防設施操作員到現場作業應等到體現，如現場影像資料真實留痕，補拍、擺拍、造假等不當運用，可能引發額外的風險，這點機構及其從業人員需注意。
六、同步歸檔內勤備查資料
消防技術服務機構接受主管部門的監督，到機構營業場所實地核查資料室主要方式。如各項上墻制度，服務流程、人員組織構架等公示信息，從業人員資格證書復印件，計量或質檢部門出具的檢測、評估設備檢定、校準證明或證書，所服務場所公示牌需包含的業執照、收費標準、投訴電話等內容影像資料，以及機構備案信息及變更記錄等。
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