北京
辦公用品和低值易耗品，單筆金額小但頻次高，累計金額不小。筆、紙、墨盒、清潔劑、勞保用品，看似不起眼，往往是采購管理最薄弱環節。
某企業年辦公用品采購三百多萬，分散在十幾個部門各自采購。審計抽查，同型號打印機墨盒不同部門采購價格相差近一倍。有的通過電商平臺采購價格透明，有的通過長期合作文具店價格偏高，有的沒有固定渠道員工買了報銷價格參差不齊。
金額小沒人重視，分散采購缺乏統籌，價格不透明缺乏監督。長此以往，成為管理盲區。
第一，集中采購獲取規模優勢。
分散采購最大問題是喪失規模優勢。三百萬采購量集中采購可談折扣、賬期、配送，分散采購每次幾百幾千無議價能力。
企業應有辦公用品集中采購制度，指定供應商，建立采購平臺。制度有規定但執行不到位要分析原因，制度不合理還是部門不愿遵守。
第二，價格管理要透明。
辦公用品單價低但價差可以很大。同種商品不同渠道、不同時間、不同數量價格可能完全不同。
應有價格目錄并定期更新，有價格比較機制。可通過電商平臺抽查采購價格是否合理。采購價格持續高于市場均價百分之十以上須追問原因。
第三，庫存管理要規范。
采購后往往缺乏入庫和領用管理，買回來堆倉庫，誰需要誰拿，沒有記錄。時間一長庫存不清，重復采購，浪費嚴重。
須有入庫登記和領用記錄，定期盤點。庫存數量與使用人數須匹配，五十人部門庫存夠一百人使用的紙張，顯然不合理。
第四，采購標準要明確。
什么級別員工用什么檔次筆、多少員工配一臺打印機，都應有明確規定。沒有標準或標準過時導致隨意性大。
企業應有配置標準，根據職級和崗位有所區分，定期修訂。沒標準的推動建立，有標準不執行的分析原因。
辦公用品采購審計改進方向可概括為三個詞。
集中，分散需求集中形成規模優勢，建立集中采購目錄，指定供應商通過電商或企業采購平臺下單，統一結算。
透明，價格透明渠道透明，建立價格目錄明碼標價，采購記錄可查詢，誰買的、什么時候、買了什么、花多少錢都有記錄。
規范，入庫規范領用規范盤點規范，建立簡單登記制度，定期盤點確保賬實相符。
辦公用品采購審計的價值不在審出多少錢的問題，而在通過小切口推動建立規范管理基礎。基礎打好，更大規模采購管理才有依托。三百萬辦公用品通過集中采購和價格管理節省百分之十五就是四十五萬，更重要的是傳遞信號，采購管理沒有小事，每一分錢都應花得明明白白。
— THE END —
?本文由審計之家（ID：shenjizhijia） 整理發布。內容僅供讀者學習、交流之目的。如有不妥，請聯系刪除。
「審計之家」 事務聯系方式
社群、投稿、內容和商務合作
微信號： shenjizhijia1
特別聲明：以上內容(如有圖片或視頻亦包括在內)為自媒體平臺“網易號”用戶上傳并發布，本平臺僅提供信息存儲服務。
Notice: The content above (including the pictures and videos if any) is uploaded and posted by a user of NetEase Hao, which is a social media platform and only provides information storage services.
